Como escrever um email profissional – 16 dicas essenciais

Se parasse por uns breves momentos a pensar sobre todos os dias que já trabalhou, iria descobrir uma competência de comunicação que provavelmente usou mais do que qualquer outra na sua vida profissional, uma competência que é repetida por si e por milhões de pessoas em todo o mundo.

Provavelmente no dia de hoje já utilizou esta ferramenta inúmeras vezes, para transmitir uma mensagem de elevada importância, dar seguimento a um processo, responder a um cliente, atualizar informação, quem sabe enviar felicitações ou votos de feliz aniversário. Quantas vezes já clicou no botão “Enviar” hoje?

Esta ferramenta tecnológica, que há muito faz parte da sua comunicação e que lhe proporciona elevado rendimento e versatilidade, chama-se email. Sem dúvida que é uma ferramenta de grande utilidade pela sua versatilidade, rapidez e facilidade de utilização. Ao longo da sua carreira profissional é provável que já tenha enviado milhares. Foi e é um grande aliado dos seus dias de trabalho. Com o email, transmite informação, estrutura o seu dia, dá início a grandes projetos, recebe boas notícias, às vezes desafios mais difíceis aos quais precisa de dar resposta, pode motivar a sua equipa através das palavras adequadas, esclarecer as dúvidas de um cliente indeciso, negociar com um fornecedor importante, com o email pode comunicar de forma imediata, direta, flexível e eficaz.

Escrever um email em si é algo simples mas, escrever uma mensagem clara, concisa, respeitável, direta, esclarecedora, eficaz e que acrescente valor ao processo comunicativo é por vezes um grande desafio! Mesmo no mundo digital, a comunicação é feita entre pessoas e como tal é importante ter em atenção algumas dicas para que se estabeleça essa conexão positiva e valiosa, de forma eficaz e adequada. Tal como numa conversa “cara a cara”, a forma como o escreve transmite uma mensagem muito clara à pessoa ou pessoas do outro lado, sobre quem é, os seus valores e atitudes.

Quer potenciar esta excelente ferramenta com as melhores práticas na escrita de um e-mail profissional?

Com as dicas que a OnVirtualGym preparou para si, escrever um email nunca foi tão fácil!

1. Coloque um assunto esclarecedor que resuma de forma concisa o conteúdo do email;

2. Não utilize termos ofensivos, calão ou letras maiúsculas;

3. Escreva com uma estrutura adequada e que facilite a leitura, por exemplo saudação, corpo de texto, encerramento e assinatura;

4. Seja claro e objetivo mas ao mesmo tempo conciso, não se disperse e evite emails demasiado longos;

5. Mantenha a formatação ao longo do texto, evitando exagerar em diferentes tipos de letra, tamanhos de letra, cores, etc;

6. Utilize o campo “bcc” para ocultar a lista de destinatários, exceto em situações que não o exijam;

7. Adeque a formalidade do texto à situação em questão, mas utilize sempre um tom positivo e cordial;

8. Utilize frases simples e com o mesmo tom/estilo ao longo do email.

9. Quando enviar ficheiros em anexo certifique-se que os mesmos são seguros e compatíveis de forma a que o(s) destinatários os possam utilizar;

10. Evite utilizar um email com designação pouco profissional ou demasiado informal;

11. Utilize um tipo de letra normalmente utilizado em contexto profissional, como Times New Roman ou Arial, entre outros;

12. Proceda à correção ortográfica antes de enviar;

13. Responda dentro de um prazo razoável;

14. Evite o spam;

15. Separe os assuntos e evite “encaixar” assuntos diferentes dentro do mesmo email. É preferível enviar mais do que um com assuntos diferentes;

16. Pondere se o e-mail é a ferramenta adequada para a situação em questão. Para assuntos mais delicados ou sensíveis, pode ser preferível uma comunicação mais próxima, por exemplo por contato telefónico ou presencialmente.

Conclusão

O email é uma ferramenta espetacular que pode acrescentar a sua vida profissional. Para isso pode otimizar a sua utilização com estas dicas que partilhámos. Mesmo no mundo digital, existem regras que pode seguir para uma comunicação mais positiva, assertiva, direta e eficaz. Com estas boas práticas, enviar um email nunca foi tão fácil.